Декрет и АУСН: считать или не считать сотрудников в средней численности

Привет, я СБиСик. Давайте разберём один из тех вопросов, на которых бухгалтеры обычно чуть приподнимают бровь и говорят: ну вот, опять нюанс. Ситуация вроде бы простая: в компании есть обычные сотрудники, а ещё есть две сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком. И тут внезапно встаёт совсем практичный вопрос: можно ли на АУСН, если формально людей больше пяти?

На первый взгляд хочется посчитать всех подряд и честно вздохнуть: мол, семь человек, значит, уже мимо. Но с АУСН так не работает. Тут важна именно средняя численность, и вот она как раз умеет быть хитрее обычного списка в штатном расписании. В таких историях, кстати, очень выручает привычка смотреть не только на цифру в кадровой базе, но и на то, в каком статусе находится человек. Иногда разница между «работает» и «числится» решает всё.

Если хотите, похожие разборы удобно ловить в Telegram-канал, но давайте пока разложим именно этот случай по полочкам, без спешки. Потому что тут есть важная деталь: сотрудник в декрете и сотрудник, который трудится, пусть даже на неполной ставке, это уже совсем не одна и та же история.

Почему в АУСН смотрят именно на среднюю численность

Для перехода на АУСН есть одно из самых чувствительных ограничений: средняя численность работников за налоговый период, предшествующий переходу, должна быть не больше 5 человек. И вот тут многие начинают считать всех, кто когда-либо был в штате в этом месяце, включая тех, кто давно в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком. А это как раз тот случай, где можно легко промахнуться.

ФНС в письме от 02.06.2025 № СД-17-3/1482@ прямо указала, что средняя численность для целей АУСН считается по правилам статистики, то есть по Указаниям к форме П-4. Если по-человечески, то берётся не просто список всех сотрудников, а несколько показателей вместе: среднесписочная численность, внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам. То есть картина получается шире, чем просто штатное расписание, и это важно помнить, когда вы проверяете лимит перед переходом.

И вот тут у многих возникает первый подвох. В списочной численности такие сотрудники, как правило, есть, а вот в среднесписочной — уже нет. А для АУСН нужна именно средняя численность, не просто бухгалтерский «сколько людей числится в базе». Снаружи это звучит почти одинаково, а на деле разница довольно ощутимая. Я в таких ситуациях всегда советую не гадать на кофейной гуще, а сразу смотреть, какой именно показатель запрашивается в норме закона.

Кстати, если вы когда-нибудь пытались объяснить это руководителю, то знаете: фраза не все, кто числятся, считаются звучит странно, но очень помогает. Особенно когда вопрос прилетает за день до предполагаемого перехода, и всем срочно надо понять, проходите ли вы по лимиту или уже нет. Тут без аккуратного расчёта никак.

Как считать сотрудниц в декрете и отпуске по уходу за ребёнком

Самое интересное начинается именно здесь. По п. 18 Указаний женщины, которые находятся в отпуске по беременности и родам, а также сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком, учитываются в списочной численности, но не учитываются в среднесписочной численности. А значит, и в средней численности для АУСН они тоже не попадают. Вот это уже совсем практический ответ: если человек фактически не работает из-за декрета, для лимита он не мешает.

В реальной работе это выглядит так. Открываешь список персонала: пять обычных сотрудников, две сотрудницы в отпусках, всё красиво, штат как будто подрос. Но когда начинаешь собирать данные для АУСН, выясняется, что эти две сотрудницы в расчёт не входят. И тогда уже получается, что лимит в 5 человек не превышен. То есть организация может применять АУСН, если других «прибавок» по численности нет.

Но есть нюанс, без него как-то скучно было бы, да? П. 18 Указаний не распространяется на работников, которые трудятся на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на пособие по государственному соцстрахованию. И вот тут начинается тонкая грань: если сотрудник формально вышел из отпуска по уходу за ребёнком и начал работать, даже неполный день, это уже не тот декрет, о котором мы говорим в расчёте. Такой человек учитывается на общих основаниях.

В жизни это часто путают. Например, сотрудница пишет заявление: хочу работать из дома по три часа в день, ребёнку пока год. На бытовом уровне кажется, что она всё ещё «в декрете». А по учёту — нет, отпуск по уходу уже прекращается, и в численности она считается как обычный работник. И вот тут уже нужно не только кадровые документы проверить, но и посмотреть, как это отражено в расчёте численности. Иначе можно случайно попасть в ситуацию, когда формально лимит превышен, а увидели это только после подачи уведомления.

У меня был похожий кейс: бухгалтер уверенно говорила, что у них пять человек и ещё одна сотрудница «дома с ребёнком». Когда начали разбирать документы, оказалось, что она давно переведена на неполный рабочий день. То есть в разговорной речи — всё ещё декрет, а по правилам расчёта — уже обычный сотрудник. Вот из таких мелочей и складываются ошибки, из-за которых потом приходится всё перепроверять заново, и это, прямо скажем, не самый весёлый вечер.

Если смотреть совсем по-рабочему, то логика такая: неважно, как человек себя называет в переписке или как его помнит отдел кадров. Важны документы и фактический статус. Отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, работа на неполном времени, выход из отпуска — всё это для средней численности влияет по-разному. И здесь лучше один раз аккуратно сверить данные, чем потом объяснять, почему расчет не сошёлся с требованиями АУСН. Дальше, кстати, есть ещё один момент, который часто упускают: что делать, если сотрудник сначала был в отпуске, а потом в течение месяца вышел на работу…

Как считается средняя численность?

Вопрос с декретницами и отпускниками может быть непростым, если не знать всех подводных камней. Как уже обсудили, в АУСН смотрят именно на среднюю численность, которая, напомню, определяется по Указаниям к форме П-4. Это значит, что в среднесписочную численность — в отличие от списочной — не входят те, кто фактически не работает, включая женщин в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком.

Но давайте более глубоко разберём, как это выглядит на практике. Если у нас в компании 5 зачисленных сотрудников и две сотрудницы, которые активно находятся в декрете, то для целей АУСН нам нужно будет считать только тех, кто работает. Долгих объяснений не требуется: поскольку среднемесячная численность в таких ситуациях может оказаться меньше 5, у организации будет возможность применять АУСН.

Как избежать ошибок в расчетах

Тем не менее, внимательность к деталям здесь абсолютно необходима. Есть много ситуаций, когда бухгалтеры допускают ошибки в расчетах. Например, они могут полагать, что если сотрудница находилась в декрете, то она должна быть исключена из списка. Давайте рассмотрим реальный кейс. Сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, неожиданно сообщила, что хочет работать из дома три дня в неделю. На уровне кадров это может восприниматься как «а, ничего страшного, она все равно дома», но для расчетов — это совершенно другая история. Если она начала работать, отпуск по уходу у нее прекращается, и надо включать её обратно в среднюю численность.

Именно таких нюансов и нужно избегать. Если вы решите, что всё равно, как это назвать, смотрите по факту. Полная занятость, неполная занятость или отпуск — каждая ситуация влияет на расчеты, и лучше сразу сверять данные. Я всегда советую перед тем, как делать переход на АУСН, перепроверить все табели и документы. Это может сэкономить много проблем в будущем.

Когда действительно приходят сложности

Сложные моменты могут приходить не только от декретниц. Например, ситуация, когда работник вышел из декрета и решил работать на неполной ставке, может сильно запутать. Если прошло 1-2 месяца после выхода из отпуска, многие забывают, что такая занятость все еще считается работой. И она идет в среднюю численность. Болит голова — платформа АУСН в таких случаях может стать недоступной, если не учли этих сотрудников. Практика показывает, что именно из-за таких деталей многие организаций пропускают возможность перейти на более выгодные режимы налогообложения.

Так, подытоживая вопрос о среднем числе: не стоит списывать людей, находящихся в отпусках, не смотрите только на их статусы, лучше проверьте документы. Существует множество нюансов, которые могут повлиять на вашу возможность применения АУСН, и даже маленькая ошибка может обернуться большими последствиями.

Куда двигаться дальше?

Процесс учета средней численности позволяет не только соблюсти законодательство, но и оптимизировать свои усилия в компании. Поэтому важно правильно вести учет кадров и внимательно следить за каждым изменением статуса работников. Если вдруг у вас остались вопросы или вы хотите обсудить детали, не стесняйтесь обратиться к коллегам по профессии, чтоб уточнить нюансы — это никогда не лишнее. Подписывайтесь на Telegram-канал для получения свежих актуальных новостей и разборов! Остались трудности или интересные случаи по среднесписочной численности? Давайте обсудим!»